Wypłacanie pieniędzy ze spółki jest ważnym aspektem zarządzania finansami firmy. Istnieją różne metody i procedury, które mogą być zastosowane w zależności od formy prawnej spółki, jej struktury i celów. W przypadku spółek, które to stanowią oddzielny byt prawny od swoich właścicieli proces ten jest bardziej skomplikowany aniżeli w przypadku osób prowadzących np. jednoosobową działalność gospodarczą. W dzisiejszym artykule omówimy podstawowe kwestie związane z wypłacaniem środków ze spółki w bezpieczny sposób.

Rodzaje spółek w Polsce

W Polsce istnieje kilka różnych rodzajów spółek prawa handlowego. Podstawowy podział spółek prawa handlowego w Polsce obejmuje spółki takie jak spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Oprócz nich, funkcjonuje także tzw. spółka cywilna, natomiast nie jest ona spółką w ścisłym tego słowa znaczeniu, a bardziej umową zawartą pomiędzy wspólnikami, a do której stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Kodeks cywilny. W każdej z tych rodzajów spółek mogą być przewidziane inne wymogi dotyczące wypłacenia pieniędzy ze spółki.

Jak bezpiecznie wypłacić pieniądze ze spółki w Polsce?

Ogólnie rzecz biorąc, pierwszym z kroków istotnych dla bezpiecznego wypłacenia pieniędzy ze spółki w Polsce jest zidentyfikowanie źródła, z którego będą wypłacane pieniądze. Mogą to być zyski spółki, wynagrodzenia za pracę, zwroty pożyczek, dywidendy itp. Ważne jest, aby dokładnie udokumentować źródło środków, które wypłacamy, aby następnie uniknąć problemów podczas ewentualnych kontroli podatkowych. Musimy też wiedzieć w jaki sposób wypłacamy środki – czy pochodzą one z zysków, są to zaliczki czy też inne formy, które omówimy w dalszej części.

Po drugie, wypłacanie pieniędzy ze spółki zazwyczaj wymaga zachowania odpowiednich procedur, takich jak np. uchwała zarządu spółki. Dla celów księgowości i podatków, transakcje wypłacania środków muszą być odpowiednio udokumentowane i zarejestrowane. Jest to związane z tym, że zgodnie z wymogami prawnymi i księgowymi, każda wypłata środków musi być udokumentowana. To oznacza, że konieczne jest sporządzenie odpowiednich dokumentów. Trzeba bowiem pamiętać, iż majątek spółki jest odrębny od majątku jej wspólników. W związku z tym każda wypłata środków pieniężnych ze spółki powinna mieć podstawę w określonej czynności prawnej.

UWAGA!

Przed wypłaceniem pieniędzy z danej spółki w praktyce zapoznaj się zatem szczegółowo z umową danej spółki, a także postanowieniami Kodeksu spółek handlowych dotyczącymi danego rodzaju spółki, by wiedzieć jakie np. uchwały musisz podjąć w tym zakresie, kto może tego dokonać, jaka musi być zachowana większość głosów czy też kworum.

Dywidenda i zaliczka na poczet dywidendy

Zwróć uwagę na wymóg zatwierdzenia sprawozdania finansowego przed dokonaniem wypłaty dywidendy, a w przypadku podmiotów zobowiązanych do badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta również do posiadania opinii wydanej przez niego.

Przepisy pozwalają na wypłacanie zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy (zysku) za bieżący rok obrotowy. Zasady dotyczące wypłaty zaliczek na poczet dywidendy (zysku) różnią się w zależności od rodzaju spółki. W przypadku spółek kapitałowych zarząd może wypłacać zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, jeśli umowa spółki (statut) na to pozwala i spółka ma wystarczające środki finansowe. Decyzję o wypłacie zaliczek podejmuje zarząd na podstawie uchwały. W przypadku spółki akcyjnej wypłata zaliczki na poczet zysku wymaga dodatkowo zgody rady nadzorczej.

Poza tym, w przypadku spółek osobowych, takich jak spółka jawna i spółka komandytowa, przepisy pozostawiają dużą swobodę wspólnikom. Wspólnicy mają prawo wypłacać zaliczki na poczet zysku w trakcie roku obrotowego, pod warunkiem uzyskania zgody wszystkich wspólników lub zgodnie z postanowieniami umowy spółki.

Co do zasady zatem:

w spółkach jawnych, partnerskich i komandytowych decyzja o wypłacie oraz podziale zysku należy do wspólników,

uchwałę o przeznaczeniu zysku w spółkach komandytowo-akcyjnych podejmuje walne zgromadzenie, natomiast wszyscy komplementariusze muszą na tę uchwałę wyrazić zgodę,

uchwałę o przeznaczeniu zysku w spółkach z o.o. i akcyjnych podejmuje zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie.

Umorzenie udziałów lub obniżenie wkładów

Inną opcją wypłaty środków ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być umorzenie udziałów danego wspólnika za wynagrodzeniem, choć procedura ta może być bardziej formalna. Trzeba także przy tym pamiętać, że umorzenie udziałów powoduje, że dana osoba przestaje być wspólnikiem danej spółki lub posiada mniejszą liczbę udziałów w spółce. W spółkach osobowych, takich jak spółka jawna i spółka komandytowa, możliwe jest zaś obniżenie wkładów wniesionych przez wspólników, co pozwala na natychmiastowe uwolnienie środków pieniężnych, bez konieczności zmian w rejestrze sądowym.

Jednak zmniejszenie wkładów wymaga zmiany umowy spółki – co może wiązać się z kosztami dotyczącymi wizyty u notariusza. Poza tym, redukcja wkładu w spółce osobowej przez wiele lat uważana była za czynność neutralną podatkowo. Jednakże od 1 stycznia 2021 roku wprowadzono istotne zmiany w tym zakresie w ramach tzw. Nowego Ładu. Do tej pory organy podatkowe utrzymywały stanowisko, że obniżenie wkładu w spółce podlega opodatkowaniu, natomiast sądy administracyjne twierdziły, że brak jest przepisów regulujących ten podatek, co skutkowało uznaniem tej czynności za neutralną podatkowo – np. wyrok NSA z dnia 4 lutego 2020 roku (sygn. akt II FSK 598/18). W rezultacie nowe regulacje od 2021 roku dotyczące obniżenia wkładu wkładu w spółce znajdą zastosowanie do spółek jawnych (niebędących podatnikami CIT) oraz spółek partnerskich.

Poza tym, obniżenie składu wiąże się z wycofaniem części kapitału ze spółki. W zależności od formy prawnej spółki i postanowień umowy spółki, obniżenie składu może wymagać zgody innych wspólników. Brak takiej zgody może skomplikować proces i prowadzić do konfliktów wewnętrznych. Wreszcie, zmniejszenie kapitału może wpłynąć na reputację spółki, szczególnie jeśli jego wielkość ma znaczenie dla kontrahentów lub inwestorów.

Świadczenia powtarzające

Jeszcze inne regulacje w zakresie kwot wypłacanych ze spółki przewiduje art. 176 KSH dotyczący tzw. powtarzających się świadczeń. Polega to na tym, że w danej spółce wspólnik może być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych (np. określonych działań), a wtedy w umowie spółki należy oznaczyć rodzaj i zakres takich świadczeń. W takim wypadku może być wypłacane ze spółki wynagrodzenie wspólnika za takie świadczenia i to także w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe nie wykazuje zysku. Wynagrodzenie to nie może jednak przewyższać cen lub stawek przyjętych w obrocie (dotyczy to średnich cen za określone usługi świadczone przez takiego wspólnika). Przyjęcie takiego rozwiązania w umowie spółki powoduje brak obowiązku zapłaty składek ZUS, niemniej jednak istnieje tutaj pole sporu z ZUS w tym zakresie.

Zatrudnienie

Kolejna z omawianych możliwości dotyczących spółek z o. o. odnosi się do tego, kiedy zarząd w spółce (jego członkowie) mogą być zatrudnieni w spółce na podstawie na umowę o pracę i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. W przypadku chęci podpisania takiej umowy pomiędzy spółką z o.o. a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia wspólników (art. 210 ksh). Jeżeli w spółce nie funkcjonuje rada nadzorcza, to konieczne będzie zwołanie zgromadzenia wspólników i podjęcie uchwały w zakresie powołania pełnomocnika do takiej czynności.

Taki stosunek pracy podlega postanowieniom i przepisom prawa pracy, a według Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Możliwość zawarcia tego typu stosunku pracy wynika także z utrwalonej linii orzeczniczej – np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2009 roku w sprawie o sygnaturze akt I UK 15/09:

,, Członek zarządu spółki kapitałowej może być zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ale może też wykonywać swoje czynności na podstawie stosunków o charakterze cywilnoprawnym”.

ALE… PAMIĘTAJ!

Nie jest możliwe zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu, który jest jednocześnie jedynym wspólnikiem tej spółki.

Pożyczka dla wspólnika

Powszechnym sposobem wypłaty środków na określony czas może być również udzielenie pożyczki wspólnikowi. Z uwagi na fakt, iż wspólnik i spółka prawa handlowego stanowią podmioty powiązane konieczne jest stosowanie zasad rynkowych w zakresie warunków udzielania pożyczek, w tym ich oprocentowania.

Świadczenie usług w ramach JDG

W praktyce gospodarczej można spotkać się również z wykonywaniem pracy na rzecz spółki z prowadzonej na własny rachunek działalności gospodarczej. Rozwiązanie to chociaż dozwolone jest w ostatnim okresie pod wzmożoną kontrolą organów podatkowych. Warto nadmienić, iż decydując się na takie rozwiązanie należy zadbać o właściwe ustalenie warunków transakcji, w tym rynkowego charakteru wynagrodzenia, jak również o dowody potwierdzające rzeczywiste wykonanie usług.

Podsumowanie – jak mogę bezpiecznie wypłacić pieniądze ze spółki?

Podsumowując, bezpieczne wypłacanie pieniędzy ze spółki jest zwykle możliwe, ale wiele w tym aspekcie zależy od formy prawnej spółki, obowiązujących przepisów i celów finansowych firmy. Należy dokładnie przestrzegać procedur obowiązujących w danej spółce, wynikających z umowy spółki oraz postanowień KSH, rejestrować takie transakcje oraz rozważyć konsekwencje podatkowe wypłat. Dla bardziej skomplikowanych przypadków lub w przypadku dużych wypłat, warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie aspekty są prawidłowo uregulowane i spełnione zgodnie z obowiązującym prawem.

Kontakt w zakresie porady podatkowej dotyczącej wypłaty środków ze spółki i ich opodatkowania:

Prawa Podatnika Patrycja Mikuła

Telefon: 604 545 313

Email: kontakt@prawapodatnika.pl

^{Data publikacji: 02.01.2024}